Datensicherheit im hybriden Arbeitsumfeld

Die Datensicherheit in Unternehmen ist wichtiger denn je und wird auch in Zukunft im Mittelpunkt des Interesses stehen. Gleichzeitig fordern die neuen Arbeitsweisen das Datensicherheits-Management auf neue Weise heraus, denn die Mitarbeitenden sollen von überall aus Zugriff auf die Unternehmensdaten haben. Diese Veränderungen der Arbeitsweisen ziehen grundlegende Auswirkungen auf die Sicherheitslandschaft des Unternehmens mit sich. Erfahren Sie hier, wie Sie in einer hybriden Arbeitswelt mit Ihren Teams in Verbindung bleiben, effizient arbeiten und gleichzeitig Ihre Daten umfassend schützen.

Wie kann die Datensicherheit kosteneffizient optimiert werden?

Ob hybride Arbeitsweisen oder nicht, Sicherheit sollte in einem Unternehmen so oder so an erster Stelle stehen. Beim Wechsel zu hybriden Arbeitsmodellen kann man Zeit und Kosten sparen, wenn die Sicherheitsfunktionen von Lösungen für hybrides Arbeiten genau überprüft werden, bevor sie einsetzen werden. Oftmals investieren Unternehmen zuerst in Technologien, welche hybrides Arbeiten ermöglichen und kümmern sich erst danach um die nötigen Sicherheitsvorkehrungen. Dadurch entstehen unnötige Extra-Schlaufen und somit Kosten.

Durch die Zusammenarbeit mit Branchenführern im Bereich Druck- und Dokumentensicherheit, wie beispielsweise Canon, stellt Waldis Printing Solutions die Informationssicherheit in den Mittelpunkt und bietet optimalen Schutz gegen Cyberrisiken. Nicht nur hat die Hard- und Software von Canon, auch die Art und Weise, wie Lösungen konzipiert, implementiert und bereitgestellt werden, bietet maximale Datensicherheit und somit mehr Gelassenheit im Umgang mit hybriden Arbeitsmodellen – und zwar von Anfang an.

Wie kann der Datenschutz optimal auf Arbeitsplätze ausserhalb des Büros ausgeweitet werden?

Der Informationsfluss in einem Unternehmen spielt bei der Datensicherheit eine entscheidende Rolle, denn jeder Vorgang stellt ein potenzielles Sicherheitsrisiko dar. Unternehmen müssen sich deshalb vorerst über ihr Dokumenten- und Informationsmanagement Gedanken machen. Wo werden Dokumente erstellt? Wer gibt sie frei? Wo werden sie abgespeichert und wie werden Dokumente wieder gelöscht? Nur so können die Unternehmensdaten umfassend über den gesamten Lebenszyklus hinweg geschützt werden.

Um den Datenschutz bei jeglichen Arbeitsplätzen zu gewährleisten bedarf es ein ganzheitliches Ökosystem mit geeigneter Hardware, Software und Dienstleistungen, welche die Daten in allen Phasen schützen – jederzeit und überall. Durch Datenverschlüsselung, Aktivitäten-Protokollierung, sicheren Zugriff auf Cloud-Dokumente und Benutzerauthentifizierung wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die jeweiligen Dokumente haben.

Die intelligenten Dokumenten-Managementlösungen von Canon können genau das. Zudem stellen sie ein sicheres Ablagesystem für Daten und eine Plattform für die Zusammenarbeit bereit. Zudem erkennen die intelligenten Lösungen gängige Dokumente automatisch und wenden selbständig die nötigen Sicherheitsrichtlinien an.

Wie kann sichergestellt werden, dass die Mitarbeitenden die Sicherheitsrichtlinien einhalten?

Die Durchsetzung von Sicherheitslinien sollte letztendlich nicht die Anwesenheit der IT erfordern. Trotzdem stellen sich Unternehmen die Frage, wie sie sicherstellen können, dass die Mitarbeitenden die bewährten Praktiken einhalten, ohne die IT-Teams mit einer enormen Arbeitsbelastung und die Mitarbeitenden mit “Verwaltungsfrust” zu konfrontieren.

Grundsätzlich profitieren Unternehmen davon, wenn alle Mitarbeitenden wissen, wie sie ihre Daten schützen können und welche Begründung hinter den bestehenden Richtlinien stehen. Ein entsprechende Datenschutzlösung ist dafür jedoch unumgänglich. Cloudbasierte Informationsmanagement-Lösungen, darunter Therefore Online und Cloud Workspace Collaboration von Canon, bieten strukturierte und sichere Möglichkeiten, um auf Dokumente zuzugreifen, sie zu speichern und gemeinsam zu nutzen. Somit kann von überall auf die Dokumenten-Workflows zugegriffen werden. Gleichzeitig sorgen unauffällige Sicherheitsregeln dafür, dass die Anwender keine neuen Sicherheitslücken schaffen.

Wie verhindert man, dass Mitarbeitende nicht zugelassene Technik verwenden?

Das Marktforschungsunternehmen Gartner hat ermittelt, dass Mitarbeitenden ausserhalb des Büros oft private Geräte oder sogenannte “Schatten-IT” verwenden. Mehr als die Hälfte verwenden Kollaborationsanwendungen oder Webdienste, die ihre Unternehmen nicht genehmigt haben. Die angegebenen Gründe dafür liegen auf der Hand.

Einer der Gründe ist, dass sich die Mitarbeitenden ihre privaten Geräte gewohnt und mit deren Funktionsweisen vertraut sind. Zudem sind sie sich der Risiken, welche die Verwendung dieser Hilfsmittel darstellen, gar nicht bewusst.

Der andere Grund dafür ist, dass die Mitarbeitenden mit den Tools, welche das Unternehmen zur Verfügung stellt, nicht zurecht kommen. Entweder sie sind zu langsam, zu kompliziert oder schlicht zu schwierig in der Bedienung. Aus Frust greifen die Mitarbeitenden dadurch auf externe Systeme, Apps oder Cloud-Dienste zurück.

Um dem entgegenzuwirken müssen die bereitgestellten Werkzeuge sowohl nahtlos, als auch einfach zu nutzen sein. Die Mitarbeitenden müssen in der Lage sein, in Echtzeit mit ihren Dokumenten zu interagieren, egal wo sie sich befinden, von jedem zugelassenen Gerät aus und ohne frustrierende Verzögerungen. Mit einer umfassenden Lösung schaffen wir einen geschlossenen Sicherheitsbereich, der sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeitenden als auch des Unternehmens sichert.