Document Management System (DMS)
Dokumentenmanagement kann ganz einfach sein
Jedes Unternehmen wird tagtäglich mit einer grossen Menge an Daten konfrontiert. Oftmals verbringen die Mitarbeitenden sehr viel Zeit damit, Dokumente zu verwalten, zu suchen und zu kontrollieren, anstatt die Zeit für wichtigere Aufgaben zu nutzen. Ein professionelles Dokumentenmanagement steigert die Geschäftseffizienz und ist der erste Schritt in die Digitalisierung eines Unternehmens. Wir von Waldis helfen Ihnen dabei, mit der Dokumentenverwaltungssoftware M-Files die richtigen Dokumente im richtigen Moment schnell und unkompliziert zu finden.
DMS-Software M-Files
Anwenderspezifische Lösungen
Waldis Printing Solutions arbeitet mit der Dokumentenverwaltungssoftware M-Files. M-Files ist eine Content-Service-Plattform (CSP) und eine einzigartige Lösung für intelligentes Informationsmanagement. Eine M-Files-Lösung zeichnet sich durch drei Hauptvorteile aus: Sie ist metadatenbasiert, Repository-neutral und intelligent. Das bedeutet, dass Daten aufgrund ihres Inhalts und nicht ihres Speicherorts gefunden werden. Somit sind Unternehmen in der Lage, Dokumente, Bilder, E-Mails oder Kundeninformationen besser zu sichern, zu verarbeiten und zu verwalten.
Kein Unternehmen ist gleich. Daher gibt es auch unterschiedliche und anwendungsspezifische Lösungen. M-Files bietet verschiedene Add-Ins und API’s und ermöglicht eine benutzerdefinierte Konfiguration des Informationsmanagements. Gemeinsam mit Ihnen finden wir die passende Lösung für Ihr Unternehmen.
Die Vorteile von M-Files
Lückenlose Integration
M-Files bildet eine Brücke zwischen den verschiedenen Systemen und bringt unstrukturierte Dokumente in einen strukturierten Unternehmenskontext. Als offenes System lässt sich M-Files mit allen gängigen Schnittstellen wie beispielsweise SalesForce, SAP, Microsoft, Sage oder OPACC verknüpfen, wodurch Informationen aus allen Systemen leicht gefunden und bearbeitet werden können.
Einfache Datenmigration
Die Migration von Daten kann eine grosse Hürde bei der Umstellung auf ein neues System sein. M-Files hat den Intelligent Metadata Layer (IML) eingeführt. Dieser vereinheitlicht alle Informationen aus verschiedenen Systemen, wie Netzwerkordner, Dropbox, SharePoint ohne, dass die Daten zuerst migriert werden müssen. M-Files macht den schnellen Start in organisiertes Arbeiten leicht.
Mobile Verfügbarkeit
Ob Windows oder MacOS, Desktop, iPad oder mobile mit einer App – alle Mitarbeiten haben jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten. Das interne und externe Teilen von Mitarbeitenden ist unkompliziert möglich –sogar offline. Änderungen und Kommentare werden an einem Ort gesammelt und später übernommen.
Starke Datensicherheit
Datensicherheit steht bei M-Files an oberster Stelle, unabhängig davon, ob M-Files in der Cloud oder lokal ausgeführt wird. Dank umfangreichen Sicherheitsfunktionen können Unternehmen vorbehaltlos auf M-Files vertrauen.
Workflowbeispiele mit M-Files
Digitaler Posteingang
Mit einem Dokumentenmanagementsystem kann die gesamte Eingangspost automatisch digitalisiert werden. Über alle Abteilungen hinweg – von der Rechnung hin zu Personalunterlagen und Kundenanfragen – liegen alle Unterlagen digital vor und können in vollständig digitalisierten Prozessen weiterverarbeitet werden. Die gescannte Eingangspost wird beispielsweise automatisch dem jeweiligen Adressaten zugeschickt.
Automatisierter Rechnungsprozess
Die Automatisierung der Rechnungsprozesse ist ein möglicher Workflow. Die Freigabe von Rechnungen ist im DMS als Prozess organisiert. Das System erkennt die jeweilige Zuordnung und leitet Rechnungen automatisch zur Freigabe an die zuständige Person weiter. Ist die digitale Freigabe erfolgt, kann das Dokument mit wenigen Klicks an die nächste Position weitergegeben werden. Die Prozesslaufzeit wird somit deutlich verkürzt. Nebst Effizienz ist hier auch die Transparenz über den Status der Rechnung ein entscheidender Vorteil.
Das digitale Office von morgen
Zentrale Datenablage und Archivierung
Egal ob im Home Office, am Poolarbeitsplatz oder unterwegs – mit einem Document Management System sind alle Dokumente zentral abgelegt und somit jederzeit und überall zugänglich. Das DMS hinterlegt jedem Dokument Metadaten mit den spezifischen Eigenschaften.
Die Archivierung aller relevanten Dokumente ist ein kritisches Unterfangen. Sämtliche rechtlichen und betrieblichen Anforderungen müssen beachtet werden. Mit eine Document Management System sind die Archivverwaltung und die Informationskontrolle ein Leichtes. Vom Zeitpunkt der Erstellung bis zur Archivierung oder möglichen Vernichtung können mit einem DMS alle Unterlagen problemlos und einfach verwaltet werden. Alle Auflagen und Richtlinien werden garantiert eingehalten.
Chancen der Digitalisierung mit MS-Files
Digitale Dossiers
Mit der Ablage der Daten im DMS wird durch die Generierung von Metadaten der Grundstein für die weitere automatische Verarbeitung der Daten gelegt. Dazu wird der Inhalt der gescannten Post mit KI-basiertem Verfahren ausgelesen und klassifiziert. Dabei wird beispielsweise erfasst, an welche Person resp. an welches Team die Post adressiert ist oder auf welches Thema sich das Dokument bezieht. So werden digitale Dossiers erstellt.
Volltextsuche
Die zentrale Datenablage im DMS kann mittels Volltextsuche effizient durchsucht werden. Das bedeutet, dass Geschäftsdaten basierend auf dem Inhalt gefunden werden, unabhängig vom Speicherort. Man gibt einfach das spezifische Stichwort ein, betätigt die gewünschten Filter und das DMS zeigt alle passenden Dokumente auf.
Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten
Mit einem Document Management System ist es ganz einfach, effizient mit Kollegen, Partnern oder Kunden zusammenzuarbeiten und Informationen zu teilen. Durch das Verschicken eines Dokumenten-Links wird sichergestellt, dass alle Beteiligten (auch externe Personen) mit derselben Version arbeiten. Integrierte Tools wie die einfache Nachverfolgung von Änderungen an Dokumenten oder das Einfügen von Anmerkungen erleichtern das gemeinsame Arbeiten zusätzlich.
Workflows oder automatisierte Abläufe
Mit Workflows automatisieren Unternehmen nicht nur die Datenablage, sondern auch ausgewählte Geschäftsprozesse. Dadurch spart man nicht nur wertvolle Arbeitszeit, durch die Vereinheitlichung aller Prozesse werden auch Fehler vermieden. Mit einem Document Management System können gängige Geschäftsabläufe wie z. Bsp. Vertragsgenehmigungen, Inhaltskontrollen und Rechnungsstellung automatisiert und vereinfacht werden.
Digitalisierung im Unternehmen
Optimierungspotenzial in allen Abteilingen
Backoffice: Mit einem Dokumenten-Management-System wie M-Files können sämtliche Backoffice-Prozesse eines Unternehmens effizient verwaltet werden.
Buchhaltung: Rechnungen, Belege, Bestellungen und Abschlüsse müssen effizient und fehlerlos verwaltet werden. Mit den Workflow-Möglichkeiten eines DMS ist es ein leichtes, die Kontrolle über die Unterlagen zu übernehmen sowie Geschäftsabläufe effizienter zu gestalten und Risiken zu vermeiden.
Marketing und Vertrieb: Die Dokumenten Management Software M-Files stellt eine nahtlose Verknüpfung zwischen einem bestehenden CRM-Programm und der Dokumentenverwaltung her.
Personalwesen: Vom Bewerbungsprozess, über das Einstellen bis hin zu internen Schulungen, die Regelung der Ferientage oder gar die Gewährung von Boni – eine Dokumenten-Management-Software wie M-Files macht die Führung von Personalakten einfach.
IT-Abteilung: Ein professionelles DMS reduziert den Bedarf an IT-Integration.
