DOCUMENT

MANAGEMENT SYSTEM (DMS)

Jedes Unternehmen wird tagtäglich mit einer grossen Menge an Daten konfrontiert. Über eine wachsende Anzahl an Kanälen erreicht uns eine Flut an wichtigen Dokumenten und Informationen, welche an den unterschiedlichsten Orten abgespeichert werden. Oftmals verbringen die Mitarbeitenden sehr viel Zeit damit, Dokumente zu verwalten, zu suchen und zu kontrollieren, anstatt die Zeit für wichtigere Aufgaben zu nutzen. Ein professionelles Dokumentenmanagement steigert die Geschäftseffizienz und ist der erste Schritt in die Digitalisierung eines Unternehmens. Dokumentenmanagement kann ganz einfach sein. Wir helfen Ihnen dabei, mit der Dokumentenverwaltungssoftware M-Files die richtigen Dokumente im richtigen Moment schnell und unkompliziert zu finden.

Lösungen

DER ERSTE SCHRITT IN
DIE DIGITALISIERUNG

Zentrale Datenablage

Egal ob im Home Office, am Poolarbeitsplatz oder unterwegs – mit einem Document Management System sind alle Dokumente zentral abgelegt und somit jederzeit und überall zugänglich. Das DMS hinterlegt jedem Dokument Metadaten mit den spezifischen Eigenschaften.

Zentrale Datenablage mit einem Document Management System (DMS)
Archivierung von Dokumenten mit einem Document Management System (DMS)

Archivierung von Dokumenten

Die Archivierung aller relevanten Dokumente ist ein kritisches Unterfangen. Sämtliche rechtlichen und betrieblichen Anforderungen müssen beachtet werden. Mit eine Document Management System sind die Archivverwaltung und die Informationskontrolle ein Leichtes. Vom Zeitpunkt der Erstellung bis zur Archivierung oder möglichen Vernichtung können mit einem DMS alle Unterlagen problemlos und einfach verwaltet werden. Alle Auflagen und Richtlinien werden garantiert eingehalten.

Digitale Dossiers

Mit der Ablage der Daten im DMS wird durch die Generierung von Metadaten der Grundstein für die weitere automatische Verarbeitung der Daten gelegt. Dazu wird der Inhalt der gescannten Post mit KI-basiertem Verfahren ausgelesen und klassifiziert. Dabei wird beispielsweise erfasst, an welche Person resp. an welches Team die Post adressiert ist oder auf welches Thema sich das Dokument bezieht. So werden digitale Dossiers erstellt. Je nach Unternehmen kann es sich dabei um Personaldossiers, Kundendossiers, Projektdossiers, Falldossiers, Immobiliendossiers oder auch Vertragsdossiers handeln.

Digitale Dossiers erstellen mit einem Document Management System (DMS)
Volltextsuche im Document Management System (DMS)

Volltextsuche

Die zentrale Datenablage im DMS kann mittels Volltextsuche effizient durchsucht werden. Das bedeutet, dass Geschäftsdaten basierend auf dem Inhalt gefunden werden, unabhängig vom Speicherort. Man gibt einfach das spezifische Stichwort ein, betätigt die gewünschten Filter und das DMS zeigt alle passenden Dokumente auf.

Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten

Mit einem Document Management System ist es ganz einfach, effizient mit Kollegen, Partnern oder Kunden zusammenzuarbeiten und Informationen zu teilen. Durch das Verschicken eines Dokumenten-Links wird sichergestellt, dass alle Beteiligten (auch externe Personen) mit derselben Version arbeiten. Integrierte Tools wie die einfache Nachverfolgung von Änderungen an Dokumenten oder das Einfügen von Anmerkungen erleichtern das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten zusätzlich.

Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten im Document Management System (DMS)
Workflows oder automatisierte Abläufe mit einem Dokumenten Management System (DMS)

Workflows oder automatisierte Abläufe

Mit Workflows automatisieren Unternehmen nicht nur die Datenablage, sondern auch ausgewählte Geschäftsprozesse. Dadurch spart man nicht nur wertvolle Arbeitszeit, durch die Vereinheitlichung aller Prozesse werden auch Fehler vermieden. Mit einem Document Management System können gängige Geschäftsabläufe wie z. Bsp. Vertragsgenehmigungen, Inhaltskontrollen und Rechnungsstellung automatisiert und vereinfacht werden. Die Software überwacht jeden Schritt des Ablaufs und informiert, wenn eine Aufgabe erledigt werden muss.

Workflow-Beispiele

Digitaler Posteingang

Mit einem Dokumentenmanagementsystem kann die gesamte Eingangspost automatisch digitalisiert werden. Über alle Abteilungen hinweg – von der Rechnung hin zu Personalunterlagen und Kundenanfragen – liegen alle Unterlagen digital vor und können in vollständig digitalisierten Prozessen weiterverarbeitet werden. Die gescannte Eingangspost wird beispielsweise automatisch dem jeweiligen Adressaten zugeschickt.

Digitaler Posteingang mit dem Document Management System (DMS)
Automatisierte Rechnungsprozesse mit dem Document Management System

Automatisierter Rechnungsprozess

Die Automatisierung der Rechnungsprozesse ist ein möglicher Workflow. Die Freigabe von Rechnungen ist im DMS als Prozess organisiert. Das System erkennt die jeweilige Zuordnung und leitet Rechnungen automatisch zur Freigabe an die zuständige Person weiter. Ist die digitale Freigabe erfolgt, kann das Dokument mit wenigen Klicks an die nächste Position weitergegeben werden. Die Prozesslaufzeit wird somit deutlich verkürzt. Nebst Effizienz ist hier auch die Transparenz über den Status der Rechnung ein entscheidender Vorteil.

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Digitalisierung, Archivierung

  • Zentrale Datenablage
  • Digitalisierung des Posteingangs
  • Rechtskonforme, digitale Archivierung von relevanten Dokumenten

Workflow, automatisierte Prozesse

  • Automatische Rechnungsprozesse
  • Automatische Weiterleitung des Posteingangs
  • Automatische Beleglesung
  • E-Mail Management
  • Datenschutzkonformes Bewerbermanagement
  • Automatische Versandbestätigung

Digitale
Dossiers

  • Personaldossiers
  • Kundendossiers
  • Patientendossiers
  • Projektdossiers
  • Falldossiers
  • Immobiliendossiers
  • Vertragsdossiers

Weitere
Applikationen

  • Mobile Bereitstellung und Erfassung von Daten, Infos und Inhalten
  • Elektronische Formulare
  • Digitaler Rapportzettel

«Ein DMS ist wie ein Katalysator. Es fördert die Diskussion über den richtigen Umgang mit Dokumenten und Prozessen.»

Anwendungsbereiche

OPTIMIERUNG IN
ALLEN ABTEILUNGEN

Backoffice

Mit einem Dokumenten-Management-System wie M-Files können sämtliche Backoffice-Prozesse eines Unternehmens effizient verwaltet werden. Workflow-Lösungen in den Bereichen Kreditorenbuchhaltung, Personal, Assetmanagement, Vertragsmanagement, CRM und Projektmanagement ermöglichen sichere, effiziente und optimierte Arbeitsabläufe. Oftmals stellen Betriebskosten einen erheblichen Teil von Projektkosten dar. Dank einer leistungsstarken Workflow-Lösung können interne Prozesse neugestaltet, optimiert und gesteuert werden.

Backoffice-Optimierung mit einem DMS
Buchhaltung mit Hilfe eines professionellen Document Management Systems (DMS)

Buchhaltung

Das Tagesgeschäft eines Unternehmens hängt stark von der Buchhaltung ab. Rechnungen, Belege, Bestellungen und Abschlüsse müssen effizient und fehlerlos verwaltet werden. Mit den Workflow-Möglichkeiten eines DMS ist es ein leichtes, die Kontrolle über die Unterlagen zu übernehmen, die Leistung und Konkurrenzfähigkeit zu steigern sowie Geschäftsabläufe effizienter zu gestalten und Risiken zu vermeiden.

Marketing und Vertrieb

Die Dokumenten Management Software M-Files stellt eine nahtlose Verknüpfung zwischen einem bestehenden CRM-Programm und der Dokumentenverwaltung her. Verkaufsmitarbeitenden ist somit der Zugriff auf alle Angebote, Präsentationen, Verträge, Kaufbelege, Rechnungen und E-Mails gewährleistet. Sie sind in der Lage, schnell und problemlos Angebote zu erstellen. Ein DMS vereinfacht die professionelle Kommunikation mit Kunden und Interessenten um ein Vielfaches.

Marketing und Vertriebs-Optimierung mit einem DMS
Optimale Organisation des Personalwesens mit Hilfe eines Dokumenten Management Systems

Personalwesen

Vom Bewerbungsprozess, über das Einstellen bis hin zu internen Schulungen, die Regelung der Ferientage oder gar die Gewährung von Boni – eine Dokumenten-Management-Software wie M-Files macht die Führung von Personalakten einfach. Die Personalabteilung hat jederzeit den Überblick darüber, wer die aktuellen Schulungspapiere bekommen und gelesen hat. Ausserdem werden sämtliche Dokumente personen- oder rollenbezogen im DMS gespeichert. Seien es individuelle Absprachen, Protokolle, Anmeldungen zu Weiterbildungen oder Empfehlungen von Vorgesetzten – alle Daten sind im gesicherten Kontext abrufbar.

IT-Abteilung

Ein professionelles DMS reduziert den Bedarf an IT-Integration. Interne IT-Fachleute können das System problemlos bedienen und anpassen. Die DMS-Software M-Files ist intuitiv, wartungsarm, kann mit allen Programmen benutzt werden und automatisiert Abläufe und Zugriffsrechte. Zudem ist die Datensicherheit jederzeit gewährleistet und wird im ganzen Unternehmen automatisiert.

Optimierung der IT-Abteilung mit einem Document Management System (DMS)

«Ein DMS ist ein wichtiger Schritt in die Digitalisierung. Automatisieren Sie Ihr Dokumentenmanagement.»

DMS-Software M-Files

IHR PERFEKTER PARTNER
IN DMS-LÖSUNGEN

Waldis Printing Solutions arbeitet mit der Dokumentenverwaltungssoftware M-Files. M-Files ist eine Content-Service-Plattform (CSP) und eine einzigartige Lösung für intelligentes Informationsmanagement. Eine M-Files-Lösung zeichnet sich durch drei Hauptvorteile aus: Sie ist metadatenbasiert, Repository-neutral und intelligent. Das bedeutet, dass Daten aufgrund ihres Inhalts und nicht ihres Speicherorts gefunden werden. Somit sind Unternehmen in der Lage, Dokumente, Bilder, E-Mails oder Kundeninformationen besser zu sichern, zu verarbeiten und zu verwalten.

Kein Unternehmen ist gleich. Daher gibt es auch unterschiedliche und anwendungsspezifische Lösungen. M-Files bietet verschiedene Add-Ins und API’s und ermöglicht eine benutzerdefinierte Konfiguration des Informationsmanagements. Gemeinsam mit Ihnen finden wir die passende Lösung für Ihr Unternehmen.

Die grossen Vorteile von M-Files im Überblick

Lückenlose Integration des Dokumenten Management Systems M-Files

Lückenlose Integration

In Unternehmen wird meist mit verschiedenen Systemen gleichzeitig gearbeitet. Einige sind webbasiert, andere nicht. M-Files bildet eine Brücke zwischen den verschiedenen Systemen und bringt unstrukturierte Dokumente in einen strukturierten Unternehmenskontext. Als offenes System lässt sich M-Files mit allen gängigen Schnittstellen wie beispielsweise SalesForce, SAP, Microsoft, Sage oder OPACC verknüpfen, wodurch Informationen aus allen Systemen leicht gefunden und bearbeitet werden können.

Einfache Datenmigration von M-Files

Einfache Datenmigration

Die Migration von Daten kann eine grosse Hürde bei der Umstellung auf ein neues System sein. M-Files hat den Intelligent Metadata Layer (IML) eingeführt. Dieser vereinheitlicht alle Informationen aus verschiedenen Systemen, wie Netzwerkordner, Dropbox, SharePoint ohne, dass die Daten zuerst migriert werden müssen. M-Files macht den schnellen Start in organisiertes Arbeiten leicht.

Mobile Verfügbarkeit aller Daten im DMS M-Files

Mobile Verfügbarkeit

Ob Windows oder MacOS, Desktop, iPad oder mobile mit einer App – alle Mitarbeiten haben jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten. Das interne und externe Teilen von Mitarbeitenden ist unkompliziert möglich –sogar offline. Änderungen und Kommentare werden an einem Ort gesammelt und später übernommen.

Starke Datensicherheit im Dokumenten Management System M-Files

Starke Datensicherheit

Datensicherheit steht bei M-Files an oberster Stelle, unabhängig davon, ob M-Files in der Cloud oder lokal ausgeführt wird. Dank umfangreichen Sicherheitsfunktionen können Unternehmen vorbehaltlos auf M-Files vertrauen.

STORIES

FAQ

ALLE FRAGEN ÜBER
DMS BEANTWORTET

01 Was ist ein Dokumenten-Management-System (DMS)?

Eine Dokumentenverwaltungssoftware ist ein Computerprogramm, welches zum Speichern, Verwalten und Verfolgen von digitalen Daten verwendet wird. Diese Software ermöglicht es Unternehmen nicht nur effektiver zu arbeiten, sondern auch, Informationen wieder zu verwenden und den Dokumentenfluss zu steuern. Sämtliche geschäftsrelevante Dokumente aus verschiedenen Kanälen (Microsoft Office, dem ERP- oder der Buchhaltungssoftware) werden in einem Tool zentral abgelegt und verwaltet. Aber nicht nur digitale Dokumente werden verwaltet. Physische Dokumente werden gescannt und automatisch am richtigen Ort abgelegt.

Datenmanagement ist üblicherweise nicht das Kerngeschäft eines Unternehmens. Trotzdem profitiert jedes Unternehmen, egal welcher Grösse, von reibungslosen Abläufen und erspart sich mit einem professionellen Datenmanagement nicht nur Ärger, sondern auch viel Zeit und Kosten. Ein Document Management System bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten. Je nach Unternehmen und Bedürfnisse, sieht die optimale Lösung anders aus.

02 Was ist der Unterschied zwischen ECM und einem DMS?

Auf den ersten Blick wirken Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) und Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sehr ähnlich. Der Unterschied ist jedoch fundamental: ECM ist ein umfassendes Konzept, welches die Verwaltung, die Archivierung und die Bearbeitung sämtlicher Informationen und Daten gewährleisten soll. Dabei greifen unterschiedliche Software-Lösungen ineinander. Eine davon ist ein Dokumentenmanagementsystem. DMS ist also Teil einer jeden ECM-Lösung. Allerdings kann ein DMS auch eigeständig eingesetzt werden, um Unternehmensdaten zu organisieren, auffindbar zu machen und zu archivieren.

03 Welche Vorteile bietet ein DMS?

  • Ein Dokumenten Management System erleichtert die zentrale Ablage und Archivierung von digitalen und gescannten Dokumenten.
  • Ein DMS steigert durch die effiziente Organisation jeglicher Daten die Effizient und Produktivität der Mitarbeitenden und somit des Unternehmens.
  • Durch ein DMS haben Mitarbeitende jederzeit und von überall Zugriff auf alle relevanten Daten und können vom Wissen anderer profitieren.
  • Entscheidungen können dadurch fundierter und risikofreier getroffen werden.
  • Die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden und den verschiedenen Abteilungen wird effizienter und produktiver.
  • Durch automatisierte Abläufe ist die Einhaltung von Compliance-Anforderungen gewährleistet.
  • Dokumente werden rechtskonform und revisionssicher archiviert.
  • All diese Vorteile ersparen wertvolle Zeit und Kosten.

04 Was sind die Vorteile einer digitalen Archivierung?

  • Revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten
  • Vermeidung von Compliance-Risiken
  • Verfügbarkeit von Informationen
  • Vermeidung von Duplikaten
  • Nachvollziehbarkeit
  • Kosten- und Platzersparnis
  • Vollständiger Datenschutz

05 Auf welcher Plattform wird das DMS installiert?

Die Dokumentenmanagement-Lösung M-Files ist plattform- und geräteunabhängig. Je nach Kundenbedürfnis kann M-Files vollständig lokal, in der Cloud oder auch hybrid installiert werden. M-Files bietet für alle verwendeten Geräte eine einheitliche Benutzeroberfläche, wodurch man jederzeit und auf jedem Gerät problemlos arbeiten kann.

06 Wie sicher sind die Daten in einem DMS?

Die Datensicherheit in einem Document Management System ist sehr hoch. Daten können leicht wiederhergestellt werden, Zugriffsberechtigungen können leicht vergeben werden und alle Daten werden vollumfänglich gesichert und verschlüsselt. Lesen Sie mehr zu den Sicherheitsmassnahmen der Dokumentenmanagement-Software M-Files.

07 Auf welche Datenbank stützt sich das DMS?

Die Dokumentenmanagement-Software M-Files stützt sich auf eine eingebettete SQL-Datenbank-Engine namens Firebird. Neben Firebird kann aber auch der Microsoft SQL Server genutzt werden.
Firebird muss nicht gesondert installiert werden und ist daher sehr benutzerfreundlich. Bei Bedarf kann nach Implementierung problemlos zum Microsoft SQL Server gewechselt werden. Andersrum ist dies jedoch nicht möglich.

08 Welche Systeme lassen sich ins Dokumenten Management System einbinden?

Waldis Printing Solutions arbeitet mit der Software M-Files. M-Files ist ein offenes System, welches grundsätzlich mit allen gängigen Schnittstellen benutzt werden kann. Bei der Integration von M-Files werden die Datensilos eines Unternehmens so verknüpft, dass alle Daten zentral abrufbar sind. Inwiefern vorhandene Systeme integriert werden, hängt von den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens ab. Folgende gängigen Systeme lassen sich beispielsweise integrieren: MS Office, Google G Suite, Salesforce, Adobe Sign, DocuSign, Microsoft Dynamics CRM, AutoCAD, AutoCAD LT und Autodesk, ChronoScan, SAP, Navision, Winbiz, Abacus, SharePoint, Sage.

09 Kann ich meine Dokumente im DMS mit Volltext durchsuchen?

Ja. Die Volltextsuche ist einer der grossen Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems. Sie ermöglicht effizientes Suchen in der zentralen Datenablage mittels Stichwort-Suche. Durch die automatische Zuordnung von Metadaten kann ein DMS alle Dokumente auf den gewünschten Begriff durchsuchen und die passenden Daten aufzeigen. Spezifische Filter grenzen die Suche ein.

10 Welche Sprachen werden vom DMS unterstützt?

Das DMS M-Files ist in mehreren Sprachen verfügbar, unter anderem in Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch und Spanisch. Da M-Files alle Texteigenschaften als Unicode-Text abspeichert, stellen auch Chinesisch und andere Sprachen mit Zwei-Byte-Zeichen keine Probleme da.

11 Wie gross ist der Speicherplatz vom DMS?

Es gibt keine feste Beschränkung des Speicherplatzes von der Dokumentenmanagement-Software M-Files. Um die Skalierbarkeit und die Verfügbarkeit zu gewährleisten, empfiehlt es sich, ab einer gewissen Unternehmensgrösse, mit unterschiedlichen Servern zu arbeiten. Dies ist problemlos möglich.

12 Läuft die DMS-Software auf Windows und MacOS?

Ja. Die Dokumentenmanagement-Software M-Files ist auf jedem Endgerät verfügbar.

13 Macht ein Dokumenten Management System mein Unternehmen automatisch digital?

Nein. Ein Dokumenten Management System bietet Ihnen aber eine solide Grundlage, um die Papierflut einzudämmen und Ihr Unternehmen in die Digitalisierung zu führen. Ob Sie künftig Ihre Dokumente weiterhin aufbewahren, ist Ihnen überlassen. Wird das Dokumenten Management System revisionssicher aufgebaut, können physische Papierdokumente getrost vernichtet werden.

14 Wie werden die Daten im DMS gesichert?

Die Dokumentenmanagement-Software M-Files erstellt für jede Inhaltsänderung eine neue Version und speichert die letzte ab. Bei Bedarf kann jederzeit auf eine vorherige Version zurückgegriffen werden. Wesentliche Änderungen von Dokumenten können zudem personenspezifisch eingesehen und verfolgt werden.

15 Für wen eignet sich ein Dokumentenmanagement?

Jedes Unternehmen, egal ob, Einmannbetrieb, KMU oder Grossunternehmen, kann von einem professionellen Dokumentenmanagement profitieren. Je nach Unternehmen sieht eine DMS-Lösung anders aus.

16 DMS-Glossar

Compliance = Einfach ausgedrückt, bedeutet Compliance zunächst die Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen durch Unternehmen. Über diese Selbstverständlichkeit hinaus umfasst der Begriff „Compliance“ aber auch die Schaffung organisatorischer Vorkehrungen im Unternehmen, um die Einhaltung von Richtlinien – gesetzlichen und vom Unternehmen definierten – sicherzustellen.

DLP-Mechanismen =  Data Loss Prevention gehört zu den Schutzmassnahmen, die direkt den Schutz der Vertraulichkeit von Daten unterstützt und je nach Ausprägung direkt oder indirekt deren Integrität und Zuordenbarkeit.

Enterprise Search = bezeichnet den Vorgang der computergestützten inhaltsorientierten Suche mit Hilfe einer unternehmensinternen Suchmaschine, welche Content mittels so genannter Crawler indexiert.

HTTPS = Hypertext Transfer Protocol Secure ist ein Kommunikationsprotokoll im World Wide Web, mit dem Daten abhörsicher übertragen werden können. Es stellt eine Transportverschlüsselung dar.

IPSec = Internet Protocol Security ist eine Protokoll-Suite, die eine gesicherte Kommunikation über potentiell unsichere IP-Netze wie das Internet ermöglichen soll. IPsec arbeitet direkt auf der Vermittlungsschicht des DoD Models und ist eine Weiterentwicklung der IP-Protokolle.

KI = Künstliche Intelligenz simuliert menschliche Intelligenz mit Maschinen, insbesondere Computersystemen. Dies umfasst das Lernen (die Erfassung von Informationen und Regeln für die Verwendung der Informationen), die Schlussfolgerung (die Verwendung der Regeln, um ungefähre oder endgültige Schlussfolgerungen zu ziehen) und die Selbstkorrektur.

Metadaten = Metadaten oder Metainformationen sind strukturierte Daten, die Informationen über Merkmale anderer Daten enthalten. Bei den durch Metadaten beschriebenen Daten handelt es sich oft um grössere Datensammlungen wie Dokumente, Bücher, Datenbanken oder Dateien.

OCR = bei einer Optical Character Recognition (optische Zeichenerkennung) handelt es sich um eine Technologie, die die Umwandlung unterschiedlicher Dokumente, wie beispielsweise gescannte Papierdokumente, PDF-Dateien oder digitale Bilder in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien ermöglicht.

Repository = Ein Repository (englisch für Lager, Depot oder auch Quelle; Plural: Repositorys) ist ein verwaltetes Verzeichnis zur Speicherung und Beschreibung digitaler Objekte für ein digitales Archiv.

RPC = Remote Procedure Call ist eine Technik zur Realisierung von Interprozesskommunikation. Sie ermöglicht den Aufruf von Funktionen in anderen Adressräumen. Im Normalfall werden die aufgerufenen Funktionen auf einem anderen Computer als das aufrufende Programm ausgeführt.

Single Points of Failure = Unter einem Single Point of Failure versteht man einen Bestandteil eines technischen Systems, dessen Ausfall den Ausfall des gesamten Systems nach sich zieht.

Volltextsuche = Die Volltextsuche ist eine wichtige Methode beim Durchsuchen von Datenbanken. Die Volltextsuche kann einzelne Informationen (auch feldunabhängige) aus einer grossen Anzahl an Dokumenten und Daten extrahieren. Entscheidend ist dabei die vorgängige Indizierung der Dateien.

VPN = Ein VPN, oder Virtual Private Network, ist ein sicherer Tunnel zwischen einem Gerät und dem Internet. VPNs werden zum Schutz der Privatsphäre eingesetzt, um den privaten Web-Datenverkehr vor Schnüfflern, Interferenz und Zensur zu schützen.

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Mathias Holdener

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