Eine Dokumentenverwaltungssoftware ist ein Computerprogramm, welches zum Speichern, Verwalten und Verfolgen von digitalen Daten verwendet wird. Diese Software ermöglicht es Unternehmen nicht nur effektiver zu arbeiten, sondern auch, Informationen wieder zu verwenden und den Dokumentenfluss zu steuern. Sämtliche geschäftsrelevante Dokumente aus verschiedenen Kanälen (Microsoft Office, dem ERP- oder der Buchhaltungssoftware) werden in einem Tool zentral abgelegt und verwaltet. Aber nicht nur digitale Dokumente werden verwaltet. Physische Dokumente werden gescannt und automatisch am richtigen Ort abgelegt.

Datenmanagement ist üblicherweise nicht das Kerngeschäft eines Unternehmens. Trotzdem profitiert jedes Unternehmen, egal welcher Grösse, von reibungslosen Abläufen und erspart sich mit einem professionellen Datenmanagement nicht nur Ärger, sondern auch viel Zeit und Kosten. Ein Document Management System bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten. Je nach Unternehmen und Bedürfnisse, sieht die optimale Lösung anders aus.

Auf den ersten Blick wirken Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) und Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sehr ähnlich. Der Unterschied ist jedoch fundamental: ECM ist ein umfassendes Konzept, welches die Verwaltung, die Archivierung und die Bearbeitung sämtlicher Informationen und Daten gewährleisten soll. Dabei greifen unterschiedliche Software-Lösungen ineinander. Eine davon ist ein Dokumentenmanagementsystem. DMS ist also Teil einer jeden ECM-Lösung. Allerdings kann ein DMS auch eigeständig eingesetzt werden, um Unternehmensdaten zu organisieren, auffindbar zu machen und zu archivieren.

• Ein Dokumenten Management System erleichtert die zentrale Ablage und Archivierung von digitalen und gescannten Dokumenten.
• Ein DMS steigert durch die effiziente Organisation jeglicher Daten die Effizient und Produktivität der Mitarbeitenden und somit des Unternehmens.
• Durch ein DMS haben Mitarbeitende jederzeit und von überall Zugriff auf alle relevanten Daten und können vom Wissen anderer profitieren.
• Entscheidungen können dadurch fundierter und risikofreier getroffen werden.
• Die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden und den verschiedenen Abteilungen wird effizienter und produktiver.
• Durch automatisierte Abläufe ist die Einhaltung von Compliance-Anforderungen gewährleistet.
• Dokumente werden rechtskonform und revisionssicher archiviert.
• All diese Vorteile ersparen wertvolle Zeit und Kosten.

• Revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten
• Vermeidung von Compliance-Risiken
• Verfügbarkeit von Informationen
• Vermeidung von Duplikaten
• Nachvollziehbarkeit
• Kosten- und Platzersparnis
• Vollständiger Datenschutz

Die Dokumentenmanagement-Lösung M-Files ist plattform- und geräteunabhängig. Je nach Kundenbedürfnis kann M-Files vollständig lokal, in der Cloud oder auch hybrid installiert werden. M-Files bietet für alle verwendeten Geräte eine einheitliche Benutzeroberfläche, wodurch man jederzeit und auf jedem Gerät problemlos arbeiten kann.

Die Datensicherheit in einem Document Management System ist sehr hoch. Daten können leicht wiederhergestellt werden, Zugriffsberechtigungen können leicht vergeben werden und alle Daten werden vollumfänglich gesichert und verschlüsselt. Lesen Sie mehr zu den Sicherheitsmassnahmen der Dokumentenmanagement-Software M-Files.

Die Dokumentenmanagement-Software M-Files stützt sich auf eine eingebettete SQL-Datenbank-Engine namens Firebird. Neben Firebird kann aber auch der Microsoft SQL Server genutzt werden.
Firebird muss nicht gesondert installiert werden und ist daher sehr benutzerfreundlich. Bei Bedarf kann nach Implementierung problemlos zum Microsoft SQL Server gewechselt werden. Andersrum ist dies jedoch nicht möglich.

Waldis Printing Solutions arbeitet mit der Software M-Files. M-Files ist ein offenes System, welches grundsätzlich mit allen gängigen Schnittstellen benutzt werden kann. Bei der Integration von M-Files werden die Datensilos eines Unternehmens so verknüpft, dass alle Daten zentral abrufbar sind. Inwiefern vorhandene Systeme integriert werden, hängt von den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens ab. Folgende gängigen Systeme lassen sich beispielsweise integrieren: MS Office, Google G Suite, Salesforce, Adobe Sign, DocuSign, Microsoft Dynamics CRM, AutoCAD, AutoCAD LT und Autodesk, ChronoScan, SAP, Navision, Winbiz, Abacus, SharePoint, Sage.

Ja. Die Volltextsuche ist einer der grossen Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems. Sie ermöglicht effizientes Suchen in der zentralen Datenablage mittels Stichwort-Suche. Durch die automatische Zuordnung von Metadaten kann ein DMS alle Dokumente auf den gewünschten Begriff durchsuchen und die passenden Daten aufzeigen. Spezifische Filter grenzen die Suche ein.

Das DMS M-Files ist in mehreren Sprachen verfügbar, unter anderem in Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch und Spanisch. Da M-Files alle Texteigenschaften als Unicode-Text abspeichert, stellen auch Chinesisch und andere Sprachen mit Zwei-Byte-Zeichen keine Probleme da.

Es gibt keine feste Beschränkung des Speicherplatzes von der Dokumentenmanagement-Software M-Files. Um die Skalierbarkeit und die Verfügbarkeit zu gewährleisten, empfiehlt es sich, ab einer gewissen Unternehmensgrösse, mit unterschiedlichen Servern zu arbeiten. Dies ist problemlos möglich.

Ja. Die Dokumentenmanagement-Software M-Files ist auf jedem Endgerät verfügbar.

Nein. Ein Dokumenten Management System bietet Ihnen aber eine solide Grundlage, um die Papierflut einzudämmen und Ihr Unternehmen in die Digitalisierung zu führen. Ob Sie künftig Ihre Dokumente weiterhin aufbewahren, ist Ihnen überlassen. Wird das Dokumenten Management System revisionssicher aufgebaut, können physische Papierdokumente getrost vernichtet werden.

Die Dokumentenmanagement-Software M-Files erstellt für jede Inhaltsänderung eine neue Version und speichert die letzte ab. Bei Bedarf kann jederzeit auf eine vorherige Version zurückgegriffen werden. Wesentliche Änderungen von Dokumenten können zudem personenspezifisch eingesehen und verfolgt werden.

Jedes Unternehmen, egal ob, Einmannbetrieb, KMU oder Grossunternehmen, kann von einem professionellen Dokumentenmanagement profitieren. Je nach Unternehmen sieht eine DMS-Lösung anders aus.

Compliance = Einfach ausgedrückt, bedeutet Compliance zunächst die Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen durch Unternehmen. Über diese Selbstverständlichkeit hinaus umfasst der Begriff „Compliance“ aber auch die Schaffung organisatorischer Vorkehrungen im Unternehmen, um die Einhaltung von Richtlinien – gesetzlichen und vom Unternehmen definierten – sicherzustellen.

DLP-Mechanismen =  Data Loss Prevention gehört zu den Schutzmassnahmen, die direkt den Schutz der Vertraulichkeit von Daten unterstützt und je nach Ausprägung direkt oder indirekt deren Integrität und Zuordenbarkeit.

Enterprise Search = bezeichnet den Vorgang der computergestützten inhaltsorientierten Suche mit Hilfe einer unternehmensinternen Suchmaschine, welche Content mittels so genannter Crawler indexiert.

HTTPS = Hypertext Transfer Protocol Secure ist ein Kommunikationsprotokoll im World Wide Web, mit dem Daten abhörsicher übertragen werden können. Es stellt eine Transportverschlüsselung dar.

IPSec = Internet Protocol Security ist eine Protokoll-Suite, die eine gesicherte Kommunikation über potentiell unsichere IP-Netze wie das Internet ermöglichen soll. IPsec arbeitet direkt auf der Vermittlungsschicht des DoD Models und ist eine Weiterentwicklung der IP-Protokolle.

KI = Künstliche Intelligenz simuliert menschliche Intelligenz mit Maschinen, insbesondere Computersystemen. Dies umfasst das Lernen (die Erfassung von Informationen und Regeln für die Verwendung der Informationen), die Schlussfolgerung (die Verwendung der Regeln, um ungefähre oder endgültige Schlussfolgerungen zu ziehen) und die Selbstkorrektur.

Metadaten = Metadaten oder Metainformationen sind strukturierte Daten, die Informationen über Merkmale anderer Daten enthalten. Bei den durch Metadaten beschriebenen Daten handelt es sich oft um grössere Datensammlungen wie Dokumente, Bücher, Datenbanken oder Dateien.

OCR = bei einer Optical Character Recognition (optische Zeichenerkennung) handelt es sich um eine Technologie, die die Umwandlung unterschiedlicher Dokumente, wie beispielsweise gescannte Papierdokumente, PDF-Dateien oder digitale Bilder in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien ermöglicht.

Repository = Ein Repository (englisch für Lager, Depot oder auch Quelle; Plural: Repositorys) ist ein verwaltetes Verzeichnis zur Speicherung und Beschreibung digitaler Objekte für ein digitales Archiv.

RPC = Remote Procedure Call ist eine Technik zur Realisierung von Interprozesskommunikation. Sie ermöglicht den Aufruf von Funktionen in anderen Adressräumen. Im Normalfall werden die aufgerufenen Funktionen auf einem anderen Computer als das aufrufende Programm ausgeführt.

Single Points of Failure = Unter einem Single Point of Failure versteht man einen Bestandteil eines technischen Systems, dessen Ausfall den Ausfall des gesamten Systems nach sich zieht.

Volltextsuche = Die Volltextsuche ist eine wichtige Methode beim Durchsuchen von Datenbanken. Die Volltextsuche kann einzelne Informationen (auch feldunabhängige) aus einer grossen Anzahl an Dokumenten und Daten extrahieren. Entscheidend ist dabei die vorgängige Indizierung der Dateien.

VPN = Ein VPN, oder Virtual Private Network, ist ein sicherer Tunnel zwischen einem Gerät und dem Internet. VPNs werden zum Schutz der Privatsphäre eingesetzt, um den privaten Web-Datenverkehr vor Schnüfflern, Interferenz und Zensur zu schützen.