Seit der OR-Revision im Jahr 2002 sind digitale Informationen Dokumenten aus Papier gleichgestellt. Somit müssen auch elektronische Dokumente zum Nachweis von Geschäftsprozessen 10 Jahre sicher aufbewahrt werden. Unternehmen stellt dies vor einige Herausforderungen. Wir geben Ihnen einen Überblick über die Schweizer Gesetzeslage und zeigen Ihnen, wie Sie den Anforderungen mit einem Document Management System (DMS) spielend gerecht werden.
Die Gesetzeslage zur Archivierungspflicht
Die Archivierungspflicht als Compliance-Auftrag wird in mehreren Gesetzen und Verordnungen thematisiert. Voraussetzung für die gesetzeskonforme Archivierung ist der Grundsatz der Integrität. Diese besagt, dass Daten über einen bestimmten Zeitraum unverändert und vollständig bleiben müssen. Im Folgenden werden die wichtigsten Punkte der Archivierungspflicht, welche in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) geregelt wird, erläutert.
Eins aber Vorab: Die rechtskonforme Archivierung obliegt der Geschäftsleitung und kann nicht an Mitarbeitende delegiert werden. Die Geschäftsleitung ist es auch, die bei einem Gesetzesverstoss verantwortlich gemacht wird. Interne Kontrollmechanismen zur Verhinderung eines Gesetzesverstosses (Compliance) sind daher wichtige Aufgaben der Unternehmensleitung. Bei Nichteinhalten der Normen drohen dem Unternehmensleiter Geld- oder gar Gefängnisstrafe. Es lohnt sich daher für das Management, eine klare Archivierungsstrategie für Geschäftsdokumente zu entwickeln.
Gemäss OR gilt die handelsrechtliche Archivierungsfrist von 10 Jahren. Diese beginnt erst mit dem Ende des Geschäftsjahres, wodurch die Dauer bis zu 11 Jahre betragen kann. Weiter müssen branchenspezifische Reglementierungen beachtet werden. Für manche Branchen sind längere Archivierungsfristen vorgesehen.
Quelle: https://www.admin.ch/opc/de/classified-compilation/20001467/index.html
Für die Vollständigkeit und Aktualität der Gesetzeslage wird keine Haftung übernommen.
Folgende Vorschriften müssen beachtet werden:
- Die archivierten Daten müssen den Anforderungen der Integrität, also der Echtheit und Unverfälschtheit, genügen.
- Der Zeitpunkt der Archivierung muss unfälschbar nachweisbar sein.
- Unternehmen sind verpflichtet, alle Daten so zu erfassen und aufzubewahren, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt.
- Das Unternehmen muss die Abläufe, Verfahren und Zuständigkeiten bei einer elektronischen Archivierung dokumentieren.
- Die archivierten Daten sind regelmässig auf ihre Lesbarkeit zu überprüfen.
- Dem Datenschutz unterliegende Daten müssen verschlüsselt archiviert werden. Aktuelle Informationen müssen von archivierten unterschieden werden können.
- Werden die Daten elektronisch auf einem veränderbaren Datenträger archiviert, muss die Integrität durch eine zusätzliche technische Massnahme, wie beispielsweise eine elektronische Signatur, sichergestellt werden.
- Die Daten müssen innert angemessener Frist eingesehen und überprüft werden können.
- Die Daten müssen sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufbewahrt werden.
Welche Dokumente müssen archiviert werden?
Geschäftskorrespondenz umfasst alle mit Dritten ausgetauschten Unterlagen, welche über den Abschluss und die Entwicklung von Rechtsgeschäften Auskunft geben.
Muss archiviert werden
- Ein- und ausgehende Briefe
- Verträge
- Rechnungen und Lieferscheine
- Quittungen und Bankbelege
- Telegramme, Fax, E-Mails
- Statuten und Gesellschaftsverträge
- Prozessakten, Gerichtsurteile, Vergleiche
- Dokumente aus Arbeitsverhältnissen, Werkverträge, dem Transportverkehr oder dem Verkehr mit Behörden
Muss nicht archiviert werden
- Infomaterial
- Prospekte
- Anfragen
- Offerten
- Preislisten
- Interne Notizen
- Interne Unterhaltungen
«Ein Archiv, in dem man nichts wiederfindet, ist kein Archiv.»
Die Vorteile einer digitalen Archivierung
Die Archivierung aller relevanten Dokumente ist ein kritisches Unterfangen. Sämtliche rechtlichen und betrieblichen Anforderungen müssen beachtet werden. Wie die Archivierung der entsprechenden Dokumente erfolgt, ist jedem Unternehmen selbst überlassen. Mittlerweile entscheiden sich jedoch immer mehr Unternehmen für ein elektronisches Archiv. Denn dieses bietet entscheidende Vorteile!
Revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten
In einem digitalen Archiv werden alle Anforderungen an die revisionssichere Aufbewahrung und das Wiederfinden von Dokumenten erfüllt. Das heisst, alle Daten sind auffindbar, nachvollziehbar und verfälschungssicher archiviert. Revisionssichere Archivierung ist ein wichtiger Bestandteil für die Compliance.
Vermeidung von Compliance-Risiken
Durch automatisierte Vorgänge werden jegliche Dokumente, E-Mails und Daten rechtskonform archiviert. Aufbewahrungsfristen werden eingehalten und Fehler bei der Ablage werden vermieden.
Verfügbarkeit von Informationen
Vielfältige Recherchemöglichkeiten und schnelle Zugriffszeiten erleichtern den Umgang mit archivierten Daten erheblich. Dadurch steigt nicht nur die Produktivität der Sach- und Wissensarbeitern, bei Bedarf können die benötigten Daten zielsicher abgerufen werden. Der Zugriff auf ein elektronisches Archiv erfolgt innert weniger Sekunden und ist orts- und zeitunabhängig.
Vermeidung von Duplikaten
Ein digitales Archiv vermeidet die Ablage von Kopien und unterschiedliche Dokumentversionen. Alle Anwender greifen automatisch auf die gleichen Daten zu.
Vollständiger Datenschutz
Umfangreiche Sicherheitsfunktionen schützen die Unternehmensdaten vorbehaltlos. Die Daten werden in Rechenzentren von Microsoft Azure gehostet, wessen Netzwerk keine Single Point of Failure enthält. Unterschiedliche Technologien überwachen die Latenzzeiten und Auslastung der Netzwerke.
Kosten- und Platzersparnis
Die digitale Ablage schafft Platz im Büro. Aktenordner und Papier gehören beim elektronischen Archiv der Vergangenheit an. Der Materialbedarf sowie der Verwaltungsaufwand verringern sich massgeblich. Dies erspart Kosten und macht ein Unternehmen produktiver.
Nachvollziehbarkeit
Protokollfunktionen gewährleisten die lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge.
So archivieren Sie richtig
Mit einem Dokumenten Management System (DMS) sind die Archivverwaltung und die Informationskontrolle ein Leichtes. Die Software ermöglicht es, alle archivierten und aktuellen Unterlagen problemlos abzulegen, zu verwalten und wiederzufinden. Jeder Schritt, vom Zeitpunkt der Erstellung eines Dokuments, über die Archivierung und schliesslich die Vernichtung der Dokumente wird von einem Document Management System automatisch überwacht und organisiert. Alle Auflagen und Richtlinien werden somit garantiert eingehalten.
