Die Datensicherheit hat bei einer Document-Management-System-Lösung oberste Priorität. Egal, ob die Daten lokal oder in der Cloud abgespeichert werden. Mit einem Dokumenten-Management-System werden spezifische Vorschriften und individuelle Anforderungen erfüllt. Die Software M-Files bietet branchenführende Funktionen zur Zugriffssteuerung, verbunden Authentifizierung, Verschlüsselung von ruhenden und in der Übertragung befindlichen Geschäftsdaten, Angriffserkennung, Prüfpfade, Verhinderung von Datenverlust und Hochverfügbarkeit.
Einfache Wiederherstellung
In M-Files wird für jede Inhaltsänderung automatisch eine Version erstellt. Dadurch kann jederzeit eine vorherige Version wiederhergestellt werden. Darüber hinaus ist es für allgemeine Benutzer nicht möglich, Daten dauerhaft zu löschen und es werden mehrere schnelle Disaster-Recovery-Funktionen unterstützt. M-Files wird in Microsoft Azure gehostet.
Zugriffssteuerung und -berechtigungen
M-Files bietet die Möglichkeit, den Zugriff auf Daten basierend auf deren Inhalt zu steuern. Die Berechtigungen können mit wenigen Klicks übergreifend und problemlos angepasst oder automatisch auf der Grundlage von Metadaten konfiguriert werden. Ausserdem können Zugriffsberechtigungen für Dokumentenklassen und Datenobjekte, aber auch für einzelne Dokumente, Objekte sowie unterschiedliche Dokument- und Objektversionen erstellt werden.
Verschlüsselung
M-Files sichert alle Daten vollumfänglich – egal ob sie sich im Ruhezustand befinden oder über ein Netzwerk übertragen werden. M-Files verschlüsselt die Netzwerkkommunikation zwischen Clients und Server per HTTPS, RPC, VPN oder IPSec. Im Ruhezustand werden die Daten mit dem Algorithmus AES-256 (mit FIPS 140-2 konform) verschlüsselt. Zudem unterstützt M-Files die Datenbankverschlüsselung über Microsoft SQL Server Transparent Data Encryption (TDE).
Keine Datenverluste
M-Files bietet umfassende DLP-Mechanismen. Daten können auf verschiedenen Client-Geräten oder im Cloud-Tresor von M-Files gesichert werden. Bei Bedarf werden sogar automatisch dezentrale Kopien zur gesonderten Verwahrung abgespeichert. Daten sind im M-Files absolut sicher.
«M-Files schützt Ihre wichtigen Daten um jeden Preis. Solide Sicherheitsfunktionen und zahllose Tools gewährleisten dies.»
Änderungsverfolgung
Integrierte Funktionen der Änderungsverfolgung zeichnet wesentliche Änderungen an Daten auf: Erstellung, Änderung, Löschung. Zusätzlich wird erfasst, welche Person einen Vorgang ausgeführt hat.
Hochverfügbarkeit
Die Server von M-Files werden in Rechenzentren von Microsoft Azure gehostet, wessen Netzwerk keine Single Points of Failure enthält. Ausserdem überwachen mehrerer Technologien die Latenzzeiten und die Auslastung im Netzwerk. Im Falle eines Hardwareausfalls oder sonstigen Versagens des Systems können die Daten dank automatischer Replikationen sicher wiederhergestellt werden. Die Server von M-Files bieten eine automatische Ausfallsicherung und greifen bei Ausfall der primären Instanz auf die sekundäre zurück. Zudem kann der M-Files Server auf gängigen Virtualisierungsplattformen wie Microsoft Hyper-V und VMWare vSphere Hypervisor ausgeführt werden, um deren Hochverfügbarkeitsfunktionen zu nutzen.
Authentifizierung
Eine weitere Möglichkeit, die Datensicherheit zu verbessern, sind strenge Kennwortrichtlinien, eine angemessene Kennwortkomplexität und Regelungen für den Kennwortablauf. Zusätzlich lässt sich die Datensicherheit beim Authentifizierungsvorgang durch föderale Authentifizierung, Multi-Faktor-Authentifizierung und PSK-Authentifizierung im M-Files erhöhen. M-Files unterstützt die Authentifizierung mit einem beliebigen mit SAML V2.0 und OAuth 2.0 kompatiblen Identity Provider (IdP).
Zertifizierung
M-Files wurde ISO9001:2015 zertifiziert in Bezug auf den Entwurf, die Entwicklung, die Lieferung und den Support der Software. Die Software wird regelmässig von einem akkreditierten externen Dritten geprüft.
