Eine neue Büroumgebung bietet Unternehmen eine grosse Chance für organisatorische und kulturelle Veränderungen. Moderne Infrastrukturen und neue Arbeitsweisen stellen Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermassen vor grosse Herausforderungen. Mit dem Workplace Change Management begleiten wir Mitarbeiter und die Organisation auf dem gesamten Weg in die neuen Strukturen. Unser Ziel ist die perfekte Abstimmung von Mensch und Raum – die Ausgangslage für mehr Innovationskraft und Agilität.
WARUM WORKPLACE CHANGE MANAGEMENT
SO WICHTIG IST
Bei der Planung neuer Bürowelten steht der Mensch oftmals nicht an erster Stelle. Vielfach werden die Kosten, die Flächeneffizienz oder die Büroeinrichtung höher gewichtet. Dabei ist der Erfolg vom Wechsel in eine neue Arbeitsumgebung massgeblich von der Akzeptanz und dem Wohlgefühl der Mitarbeitenden im neuen Umfeld abhängig.
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Jedes Unternehmen ist anders. So unterschiedlich gestaltet sich auch jeder Workplace Change-Prozess. Ausgehend von der Analyse entwickeln wir ein individuelles Konzept mit einem Massnahmenkatalog. Das Konzept als Roadmap wird laufend überprüft und falls nötig dem Prozessverlauf angepasst.
ANALYSE
Als Grundlage jedes Workplace Change Konzeptes dient eine umfassende Analyse. In einem ersten Schritt werden Unternehmensprofile, Zielsetzungen, Rahmenbedienungen und die Projektteams erfasst. Je nach Projektumfang werden zusätzlich wichtige Daten mittels Begehungen, Interviews und Mitarbeiterbefragungen erhoben.
KONZEPT
Auf Basis der Anlayse und des Budgetrahmens erarbeiten wir ein massgeschneidertes Konzept mit einem individuellen Massnahmenplan. Dieses Dokument dient als Fahrplan für die weiteren Schritte und für die Überprüfung der gesteckten Ziele.
STRATEGIEWORKSHOP
Damit eine neue Bürostruktur funktioniert, muss die Veränderung von oberster Führungsebene getragen und vorgelebt werden. In einem Strategieworkshop definiert das Kader die Ziele und setzt die Leitblanken. Gleichzeitig ist es wichtig, dass das Kader für die strategische Bedeutung des neuen Arbeitsumfeldes sensibilisiert wird.
NUTZERWORKSHOP
Der Nutzerworkshop kann aus Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen, mit und ohne Führungsverantwortung bestehen. Diese Gruppe fungiert als Bindeglied zwischen den restlichen Mitarbeitern und der Projektgruppe. Der Workshop hilft dabei die Akzeptanz und das Verständnis der Mitarbeitenden zu fördern. Aus dieser Gruppe, den Hauptnutzern der neuen Bürofläche, fliesen viele grundlegende Informationen in das Projekt ein. So können zum Beispiel Bedürfnisse, Einstellungen, Nutzen oder Wünsche bei den Teilnehmern abgeholt werden.
TRAINING & SCHULUNG
Das mittlere Kader nimmt im Veränderungsprozess eine tragende Rolle ein. Entsprechend geschult und trainiert, müssen die Führungskräfte die neuen Arbeitsweisen verstehen und vorleben. Nur so können sie ihre Teams darin unterstützen, sich in der neuen Struktur schnell zurecht zu finden und im Alltag produktiv einzusetzen.
INTERVIEWS
Interviews liefern in der Analysephase aufschlussreiche Informationen für die Erarbeitung des Konzepts und für die weitere Planung. Dabei wird eine definierte Gruppe aus Personen einzeln befragt. Ein Interview hilft dabei, gezielte Antworten zu erhalten oder ein Thema vertieft zu beleuchten.
«Neue Arbeitswelten verlangen von Mitarbeitenden mehr Selbstorganisation und von Vorgesetzten weniger Kontrolle.»
UMFRAGEN
Schriftliche Umfragen bieten ein wunderbares Mittel um jedem Mitarbeiter eine Stimme zu geben. Zudem wiederspiegeln sie den allgemeinen Puls, das Wohlbefinden, statische Daten und mögliche Ängste vor dem Veränderungsprozess am genausten.
KOMMUNIKATION
Die konsequente und transparente Kommunikation bildet einer der Grundsteine des Workplace Change Prozesses. Durch Mitarbeiterveranstaltungen, über Newsletter oder das Intranet, Poster oder FAQ’s sollen Mitarbeitende regelmässig über den aktuellen Stand und die Fortschritte informiert werden. Nur so können sie sich ein Bild machen und eine Akzeptanz für die Veränderung entwickeln.
PLANUNG
Das Workplace Change Management beginnt mit dem Projektstart. Mit einer detaillierten Planung von Meilensteinen und Massnahmen wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter von Beginn an in alle wesentlichen Schritte involviert werden.
NUTZERHANDBUCH
Damit im Büroalltag alles funktioniert, braucht es gewisse Regeln. Von Vorteil werden Regeln und Informationen schriftlich festgehalten. Das Nutzerhandbuch dient als Nachschlagwerk für die Mitarbeitenden und gibt über das Nutzungsverhalten und die festgelegten Spielregeln Auskunft.
OPTIMIERUNG
Mit dem Bezug der neuen Büroräume ist das Workplace Change Management nicht abgeschlossen. Nun zeigt sich wie die neue Arbeitswelt von den Mitarbeitenden angenommen und im Alltag genutzt wird. Durch die Überprüfung des Betriebes können notwendige Optimierung vorgenommen werden.
Service à la Carte
WIR GEHEN NOCH EINEN
SCHRITT WEITER
Wir betrachten jedes Projekt gesamtheitlich. Die breit abgestützte Erfahrung und ein eingespieltes Team aus dem Workplace Consulting, der Büroplanung und der Innenarchitektur machen dies möglich. Abgestimmt auf Projekt und Kunde beschränken wir uns nur auf die Leistungen, die für eine erfolgreiche Umsetzung auch wirklich notwendig sind.
INNENARCHITEKTUR
Als Innenarchitekten entwerfen wir nicht nur einzigartige Bürolandschaften, sondern bieten auch Corporate Interior Design. Denn die Image- und Markenbildung beginnt bereits im Arbeitsumfeld. Machen Sie Ihre Kultur sichtbar und verstärken Sie die Identifikation zum Unternehmen. Wir realisieren von der ersten Skizze zum ideenreichen Konzept, bis zur Detailplanung und Ausführung ihrer Geschäftsräume.
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BÜROPLANUNG
Jedes Büro, jeder noch so kleine Besprechungsraum ist auch eine Art Oase. Eine kleine Welt um zu denken, zu kommunizieren, sich wohl zu fühlen. Wir unterstützen und beraten Sie mit Kompetenz und Erfahrung – aus dem Gestalten, dem Schaffen von Arbeits- und Lebensräumen.
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AUSFÜHRUNG
Vom Erstkontakt über die Baueingabe bis hin zum Einzug – wir stehen Ihnen in jeder Leistungsphase zur Seite. In der Projektumsetzung gilt es alle Handwerker und Dienstleister zu planen und zu koordinieren. Dabei entscheidet eine termingerechte und wirtschaftlich durchgedachte Bauführung über Erfolg oder Misserfolg des Bauvorhabens.
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GRÜNDE DIE FÜR EIN
WORKPLACE CHANGE MANAGEMENT
SPRECHEN
1.
Mitarbeiter werden von Beginn an in den Veränderungsprozess involviert.
2.
Es ermöglicht eine unabhängige Sichtweise auf die Bedürfnisse und Wünsche aller Beteiligten.
3.
Ein strukturierter Workplace Change-Prozess vermittelt mehr Sicherheit und führt zu mehr Akzeptanz.
4.
Damit ein neues Büroräumkonzept funktioniert, braucht es das Verständnis und das notwendige Wissen für die neuen Arbeitsformen.
5.
Klare Prozessabläufe machen die Veränderungen greifbar. Dadurch können emotionale oder verhaltensbezogene Aspekte beeinflusst werden.
6.
Der Arbeitsplatzwechsel ist ein sehr emotionales Thema. Veränderungen die durch externe Stellen angestossen werden, erfahren oft mehr Akzeptanz.
7.
Durch Coaching und eine regelmässige Kommunikation werden die Mitarbeiter optimal auf die Veränderung vorbereitet.
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