Auf Basis der Anlayse und des Budgetrahmens erarbeiten wir ein massgeschneidertes Konzept mit einem individuellen Massnahmenplan. Dieses Dokument dient als Fahrplan für die weiteren Schritte und für die Überprüfung der gesteckten Ziele.

Damit eine neue Bürostruktur funktioniert, muss die Veränderung von oberster Führungsebene getragen und vorgelebt werden. In einem Strategieworkshop definiert das Kader die Ziele und setzt die Leitblanken. Gleichzeitig ist es wichtig, dass das Kader für die strategische Bedeutung des neuen Arbeitsumfeldes sensibilisiert wird.

Der Nutzerworkshop kann aus Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen, mit und ohne Führungsverantwortung bestehen. Diese Gruppe fungiert als Bindeglied zwischen den restlichen Mitarbeitern und der Projektgruppe. Der Workshop hilft dabei die Akzeptanz und das Verständnis der Mitarbeitenden zu fördern. Aus dieser Gruppe, den Hauptnutzern der neuen Bürofläche, fliesen viele grundlegende Informationen in das Projekt ein. So können zum Beispiel Bedürfnisse, Einstellungen, Nutzen oder Wünsche bei den Teilnehmern abgeholt werden.

Das mittlere Kader nimmt im Veränderungsprozess eine tragende Rolle ein. Entsprechend geschult und trainiert, müssen die Führungskräfte die neuen Arbeitsweisen verstehen und vorleben. Nur so können sie ihre Teams darin unterstützen, sich in der neuen Struktur schnell zurecht zu finden und im Alltag produktiv einzusetzen.

Interviews liefern in der Analysephase aufschlussreiche Informationen für die Erarbeitung des Konzepts und für die weitere Planung. Dabei wird eine definierte Gruppe aus Personen einzeln befragt. Ein Interview hilft dabei, gezielte Antworten zu erhalten oder ein Thema vertieft zu beleuchten.

Schriftliche Umfragen bieten ein wunderbares Mittel um jedem Mitarbeiter eine Stimme zu geben. Zudem wiederspiegeln sie den allgemeinen Puls, das Wohlbefinden, statische Daten und mögliche Ängste vor dem Veränderungsprozess am genausten.

Die konsequente und transparente Kommunikation bildet einer der Grundsteine des Workplace Change Prozesses. Durch Mitarbeiterveranstaltungen, über Newsletter oder das Intranet, Poster oder FAQ’s sollen Mitarbeitende regelmässig über den aktuellen Stand und die Fortschritte informiert werden. Nur so können sie sich ein Bild machen und eine Akzeptanz für die Veränderung entwickeln.

Das Workplace Change Management beginnt mit dem Projektstart. Mit einer detaillierten Planung von Meilensteinen und Massnahmen wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter von Beginn an in alle wesentlichen Schritte involviert werden.

Damit im Büroalltag alles funktioniert, braucht es gewisse Regeln. Von Vorteil werden Regeln und Informationen schriftlich festgehalten. Das Nutzerhandbuch dient als Nachschlagwerk für die Mitarbeitenden und gibt über das Nutzungsverhalten und die festgelegten Spielregeln Auskunft.

Mit dem Bezug der neuen Büroräume ist das Workplace Change Management nicht abgeschlossen. Nun zeigt sich wie die neue Arbeitswelt von den Mitarbeitenden angenommen und im Alltag genutzt wird. Durch die Überprüfung des Betriebes können notwendige Optimierung vorgenommen werden.