Die vergangenen Monate haben nicht nur unser Privatleben, sondern die ganze Arbeitswelt heftig aufgewirbelt und neuen, zukunftsweisenden Arbeitsmodellen in Rekordzeit den Weg bereitet. Home-Office & Co. wurden weitestgehend entstigmatisiert und langsam etabliert sich die Meinung, dass back to normal keine Option mehr ist. Diese grundlegenden Veränderungen der Arbeitsweisen stellen neue Ansprüche an die Unternehmensstruktur und ziehen Anpassungen in der Bürogestaltung und -planung mit sich. Wir stellen Ihnen sechs Themen vor, welche uns und die Arbeitswelt momentan am meisten beschäftigen und welche unsere Arbeit langfristig verändern werden.

1. Hybrides Arbeiten

Es spielt keine Rolle mehr, wo sich der Mitarbeitende gerade befindet. Hauptsache, der Ort erfüllt die Anforderungen an die aktuelle Tätigkeit. Das kann remote (also an einem beliebigen Ort ausserhalb des Unternehmens) oder an einem passenden Arbeitsplatz im Büro sein. Der Arbeitsort entkoppelt sich von der Leistungsfähigkeit und dem Engagement eines einzelnen Mitarbeitenden. Die Erfahrungen der letzten Monaten haben gezeigt, dass verteiltes Arbeiten viele Vorteile hat und durchaus funktioniert. Zudem wurden auf Grund der Pandemie viele der erforderlichen Voraussetzungen geschaffen. Für eine erfolgreiche Umsetzung sind allerdings strukturelle, als auch räumliche Anpassungen erforderlich.

Verteiltes Arbeiten zieht nebst anderen Herausforderungen auch die Etablierung hybrider Arbeitsformen mit sich. Remote Work wird mit Präsenzzeit im Büro kombiniert. Das Unternehmen ermöglicht den Mitarbeitenden das Arbeiten im Home-Office, die meiste Zeit verbringen die Teamkollegen jedoch im Büro. Diese Veränderung verlangt nach neuen Räumen und das Büro somit nach einem neuen Fokus. Wenn das Home-Office zum neuen Zellenbüro wird, welche Rolle übernimmt dann das Büro? Hier findet statt, was zuhause nicht möglich ist: Das Büro wird zum Treffpunkt, schafft Identität und fördert Kreativität und Innovation. Das Büro wird zum Kern eines Unternehmens, zum Dreh- und Angelpunkt des Arbeitens. Hier sollen sich die Mitarbeitenden gerne aufhalten, sich unterstützt und aufgehoben fühlen. Wie die Bürolandschaft dieser neuen Rolle gerecht werden kann und zur beliebten Homebase der Mitarbeitenden wird, ist in jedem Unternehmen unterschiedlich und erfordert individuelle Lösungen.

2. Zugehörigkeit

Durch die hybriden Arbeitsformen und die digitalen Kommunikationswege werden Mitarbeitende zunehmend isoliert und der direkte soziale Kontakt geht leicht verloren. Für konzentriertes und fokussiertes Arbeiten ist das zwar von Vorteil, allerdings leidet darunter das Zugehörigkeitsgefühl und der Zusammenhalt im Team – eine Thematik, die in den vergangenen Home-Office Monaten immer wichtiger geworden ist. Für den Erfolg eines Unternehmens sind Mitarbeiter:innen, welche sich mit den Werten und Produkten des Unternehmens und insbesondere auch mit dem Team identifizieren, ausschlaggebend. Hier sind nicht nur Führungskräfte gefragt. Genau so wichtig ist es, dass die sozialen Interaktionen im Büro bewusst gefördert werden und die Büroräumlichkeiten das Leitbild des Unternehmens unterstreichen. Eine moderne Bürolandschaft unterstützt die Teambildung und dadurch das Zugehörigkeitsgefühl bewusst, in dem Raum für den sozialen Austausch geschaffen wird. An informellen Treffpunkten wie Loungebereichen oder Cafeterias beispielsweise treffen Mitarbeitende verschiedenster Abteilungen aufeinander, tauschen Wissen aus und unterstützen sich gegenseitig.

Weiter hat die strukturierte Arbeitsplatzgestaltung einen entscheidenden Einfluss auf das Zugehörigkeitsgefühl. Kolleg:innen, welche sich im selben Raum befinden, sind sich vertrauter und fühlen sich in der Gegenwart des anderen wohler. Dies hat einen positiven Effekt auf die Kreativität und die Erarbeitung von Lösungen. Durch das Zugehörigkeitsgefühl sind Teamkolleg:innen motivierter, effizienter und erfolgreicher.

3. Agilität

Natürlich hat nicht die Pandemie zu einem Wandel der Arbeitswelt geführt. Themen wie New Work, flachere Hierarchien, Innovationskraft und Digitalisierung beschäftigen uns schon seit vielen Jahren. Moderne Bürolandschaften müssen sich dem konstanten Wandel unserer Zeit anpassen, um genau wie das Unternehmen selbst, agil und innovativ der Dynamik entgegenzutreten. Nicht für alle Unternehmen bieten sich verteiltes Arbeiten und hybride Arbeitsmodelle an. Die Veränderung der Arbeitsweisen ist jedoch unumgänglich. Moderne Unternehmen sehen den Wandel als Konstante und macht sich diesen zu Nutze. Agile Arbeitsmethoden wie Scrum oder Design Thinking unterstützen die verschiedenen Teams dabei, flexibel auf die Veränderungen durch äussere Bedingungen zu reagieren. Dieselben Ansprüche werden auch ans Büro der Zukunft gestellt.

Im Fokus stehen die aktuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden. Jede Tätigkeit im Arbeitsalltag hat eine andere Dynamik und stellt andere Anforderungen an den Raum. Dasselbe gilt für die verschiedenen Teams oder Fokusgruppen. In einer agilen Bürolandschaft sind die Räume auf Interaktion, Konzentration und Sozialisation ausgerichtet und lassen sich schnell und unkompliziert wechseln oder verändern. Zonen für kreatives Arbeiten, einzelne Think Tanks, Silent Rooms oder die Cafeteria mit Lounge Bereich sind nur einige der Gestaltungsmöglichkeiten. Wie die optimale Arbeitslandschaft für ein Unternehmen aussieht, wird am besten zusammen mit einem Experten erarbeitet. Unterschiedliche Faktoren wie die Branche, die Ausrichtung oder der Fortschritt der Digitalisierung sind entscheidend, um individuelle Lösungen zu erarbeiten.

4. Nachhaltigkeit

Umweltfreundlich, nachhaltig und ökologisch – was im Privatbereich längst angekommen ist, wird zunehmend auch vom Arbeitgeber gefordert. Die Nachhaltigkeitsagenda eines Unternehmens wird immer wichtiger und hört bei der Abfalltrennung noch lange nicht auf. Laut einer repräsentativen Studie von Viking in Zusammenarbeit mit OnePoll finden 84% der Deutschen, dass es in ihrem Büro Handlungsbedarf im Hinblick auf Nachhaltigkeit gibt. 58% der Befragten gaben an, dass sie motivierter wären, wenn ihr Unternehmen klimaneutral wäre. Dabei haben Energieeinsparungen, vernünftige Richtlinien für Dienstreisen, umweltfreundliche Dienstfahrzeuge, der bewusste Umgang mit Büromaterial bis hin zur nachhaltigen Büroeinrichtung nicht nur einen positiven Effekt auf die Ökobilanz, sondern auch auf das Budget.

Bei der Büroeinrichtung gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, um die Nachhaltigkeit im Büro zu fördern. Immer mehr Büromöbel werden aus nachhaltigen Materialien wie zertifiziertem Holz, Kork, Bambus oder anderen recycelbaren Materialien hergestellt. Zudem spielt hier, ähnlich wie bei den Esswaren, Regionalität und Herstellung eine wichtige Rolle. Hochwertige und flexibel einsetzbare Büromöbel sind zudem langlebiger. Weitere Ausführungen zum Thema Nachhaltigkeit im Büro finden Sie hier. Ebenso kann der oben erwähnte Trend der flexiblen Büroräumlichkeiten und Arbeitsmodelle den ökologischen Anspruch unterstützen. Dank einfacher und flexibler Umgestaltung der Arbeitsfläche wird oftmals weniger Platz benötigt, was ressourcenschonend ist. Durch den Wegfall des Arbeitswegs wird zudem CO2 eingespart.

5. Digitale Transformation

Die digitale Transformation ist zwar nichts Neues, allerdings hat sie in den letzten Monaten einen enormen Schub erhalten. Gezwungenermassen haben die Unternehmen ihren Standard innert kürzester Zeit ausgebaut, die Datensicherheit verbessert und dadurch flexibles und digitales Arbeiten ermöglicht. Der Wandel der Kommunikation bringt auch Veränderungen in den Büroräumlichkeiten mit sich.

Video Calls und Online-Meetings werden auch nach der Pandemie zum Arbeitsalltag gehören, denn sie bieten entscheidende Vorteile. Durch die Durchführung virtueller Besprechungen ersparen sich die Mitarbeiter:innen den Weg zu Kunden, Lieferanten oder Partnern und sie sind unabhängiger betreffend Arbeitsort. Ausserdem haben Studien gezeigt, dass Diskussionen per Videokonferenz engagierter und produktiver geführt werden als über herkömmliche Telefonanrufe oder E-Mails. Diese Entwicklung stellt neue Anforderungen an die Gestaltung von Büroräumlichkeiten. Klassische Besprechungsräume verlieren an Bedeutung, wodurch wertvolle Bürofläche für Kreativräume oder ungestörte Konferenzboxen frei wird. Andererseits erhalten Kund:innen und Geschäftspartner:innen vermehrt Einblick in die Büroräumlichkeiten eines Unternehmens. Die Gestaltung der Video Call-Zonen, passende Hintergründe und optimale technische Voraussetzungen gewinnen an Bedeutung und prägen das Image eines Unternehmens bedeutend mit. Ob das Gegenüber vor einer ungepflegten Wand mit schlechter Beleuchtung oder in einem stilvoll eingerichteten Setting sitzt, beeinflusst nicht nur den Kunden, sondern auch den Mitarbeitenden.

6. Führungskultur

Die aktuellen Veränderungen stellen Führungskräfte vor neue Herausforderungen. An Remote Work und die virtuelle Kommunikation habe wir uns zwischenzeitlich gewöhnt. Doch wie gelingt langfristig eine erfolgreiche Mitarbeiterführung? Die räumliche Distanz erfordert einen bewussten Umgang mit Vertrauen, Präsenz und Kommunikation. Diese Aspekte fliessen auch in die Planung moderner Bürolandschaften ein. Die Zusammenarbeit zwischen den Führungspersonen und ihren Teams wird in der Raumplanung bewusst umgesetzt. Der Chef sitzt nicht mehr hinter verschlossenen Türen, sondern integriert sich im Team, ist präsent und schafft Vertrauen. Für private Besprechungen oder Meetings stehen den Führungskräften Besprechungsboxen, Sitzungszimmer oder Lounges zur Verfügung – so wie allen anderen Mitarbeitenden auch. Nichts zeigt flache Hierarchien und Vertrauen besser, als eine entsprechende Bürolandschaft. Mit Vertrauen als Voraussetzung kann die Kreativität im Team gefördert und das Potenzial ausgeschöpft werden.

Verteiltes und agiles Arbeiten kann nur funktionieren, wenn die Führungskultur eines Unternehmens dies auch zulässt. Der CEO oder die Geschäftsleitung muss die neuen Arbeitsmodelle und der bewusste Umgang mit der virtuellen Kommunikation bewusst vorleben und Kontrolle durch Vertrauen und Empathie ersetzen.

Summary: Ihre Zukunft beginnt jetzt

Schnelllebigkeit und konstante Veränderung werden auch in Zukunft unseren Arbeitsalltag prägen. Die Grundlagen, um auf diesen Wandel zu reagieren, wurden in den letzten Monaten geschaffen – jetzt ist der Moment gekommen, auf diesen Erfahrungen aufzubauen und ein Arbeitsumfeld zu schaffen, welches den neuen Anforderungen gerecht wird. Die Arbeitswelt der Zukunft stellt das Individuum in den Mittelpunkt, ohne dabei an Produktivität einzubüssen. Im Gegenteil: Moderne Bürolandschaften fördern die wirtschaftlichen Interessen und unterstützen die Mitarbeiter:innen beim Erreichen der Unternehmensziele.

Die momentane Situation ist eine Chance, Dinge zu verändern und voranzutreiben. Unternehmen müssen sich die Frage stellen, wie sie auf die Erfahrungen der letzten Monate reagieren wollen und können. Wie sehen die Bedürfnisse des Teams aus? Soll Home-Office, zumindest teilweise, bleiben? Wenn ja, was bedeutet das für die Unternehmenskultur und die Gestaltung der Büroräumlichkeiten? Die Expert:innen von Waldis Working Places in Luzern stehen Unternehmen mit ihrem Wissen und ihrer Erfahrung beim Beantworten dieser und weiterer Fragen zur Seite und begleiten sie auf dem Weg in neue, moderne Bürolandschaften und Arbeitsstrukturen.