Document Management System (ECM/DMS)

Ein Document Management System (DMS) Lösung erleichtert die zentrale Ablage und Archivierung von digitalen- und gescannten Dokumenten. Ausserdem trägt es dazu bei, die Papierflut einzudämmen.

Sämtliche Geschäftsrelevante Dokumente aus dem Microsoft Office, dem ERP- oder der Buchhaltungssoftware werden im DMS zentral abgelegt und verwaltet. Physische Dokumente werden über den Scanner dem Archiv hinzugefügt. Die restliche Arbeit für die Kategorisierung übernimmt die Volltexterkennung (OCR).

Document Management System (DMS)

Durch den breiten Funktionsumfang lässt ein DMS viel Spielraum bei der benutzerspezifischen Entwicklung von Workflow-Lösungen und automatisierten Arbeitsabläufen. So zum Beispiel kann die Post zentral am Scanner verarbeitet werden. Das OCR erkennt anhand der Daten auf Rechnungen, Lieferscheinen etc. an wen das Dokument gerichtet ist. Eine E-Mail stellt das Dokument anschliessend dem richtigen Mitarbeiter zu. Ein Vielzahl an weiteren Anwendungsmöglichkeiten ist umsetzbar.

Der Zugriff und die Suche bestimmter Dokumente ist so einfach wie die Archivierung selbst. Die Volltextsuche findet rasch das gewünschte Dokument. Das Document Management System (DMS) unterstützt auch die Erstellung intelligenter Ordner. Sie entscheiden was in dem Ordner zusammengefasst werden soll. Neu erfasste Dateien die Ihren Vorgaben entsprechen, werden dem jeweiligen Ordner automatisch hinzugefügt.

Durch die zentrale Ablage ist der Zugriff nicht mehr ortsgebunden. Sie rufen Ihre Daten dort ab, wo Sie sich befinden. Egal ob über den Laptop, das Tablet oder das Smartphone – dank modernster Verschlüsselungstechnologie haben Sie jederzeit Zugriff sicheren auf Ihre Ablage.

Document Management System